Politique de confidentialité

Soins Vétérinaires Animal Care (« Animal Care », « nous ») est un groupe vétérinaire québécois indépendant qui exploite cinq cliniques de quartier dans le Grand Montréal. Nous nous engageons à protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels que nous confient les propriétaires d’animaux, leurs familles et les visiteurs de nos cliniques et de nos sites web.

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit comment nous collectons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons les renseignements personnels lorsque vous interagissez avec nos cliniques, nos sites web, nos applications mobiles, nos outils de prise de rendez-vous en ligne, notre boutique en ligne, nos lignes téléphoniques et tout autre service que nous offrons. Elle explique également les droits que vous détenez sur vos renseignements et la façon de les exercer.

En visitant l’une de nos cliniques, en utilisant nos sites web ou l’un de nos services en ligne, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique. Si vous n’y adhérez pas, veuillez vous abstenir de fournir des renseignements personnels et communiquez avec nous par les canaux indiqués à la fin du document.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels (le « responsable ») agit pour le compte de l’ensemble des entités juridiques du groupe Animal Care. Elle veille au respect de la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (Loi 25), de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), du Code des professions et de toute autre loi applicable.

Nos pratiques respectent principalement :

la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1), modernisée par la Loi 25, qui fixe les règles de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements personnels au Québec ;

la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la norme CAN/CSA-Q830:96 pour les activités interprovinciales et internationales ;

le Code civil du Québec, notamment les dispositions sur la confidentialité du dossier vétérinaire et le secret professionnel ;

le Code des professions et les règlements de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec (OMVQ) qui régissent le dossier clinique, les ordonnances et le devoir de confidentialité ;

la Loi sur la protection du consommateur (Québec) et la Loi sur la concurrence (Canada) en matière de marketing et de relations avec la clientèle ;

la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, qui encadre les documents et signatures électroniques.

« Renseignement personnel » : toute information qui permet d’identifier une personne, directement ou indirectement. Exemples : nom, adresse, téléphone, courriel, données de paiement, adresse IP, géolocalisation, mais aussi nom, race, âge et historique médical de votre animal lorsqu’ils sont associés à vous.

« Renseignement personnel sensible » : sous-catégorie dont la divulgation pourrait causer un préjudice grave : santé, informations financières, numéro d’assurance sociale, information sur un mineur, etc.

« Secret professionnel » : devoir de confidentialité imposé aux vétérinaires et à leur personnel par l’OMVQ ; il peut prévaloir sur les autres règles en cas de conflit.

« Témoins » et « technologies similaires » : témoins HTTP, stockage local, pixels, SDK et toute autre technologie qui stocke ou lit de l’information sur un appareil.

« Utilisateur », « vous », « vos » : toute personne physique dont nous traitons les renseignements : client, visiteur du site, candidat, fournisseur, etc.

Identification et contact : nom complet, adresse postale, numéros de téléphone, courriel, langue de préférence.

Profil de votre animal : nom, espèce, race, sexe, date de naissance ou âge estimé, poids, numéro de micropuce, photo, notes comportementales, historique vaccinal et médical.

Santé et clinique : motifs de consultation, symptômes, diagnostics, examens effectués, traitements, médicaments prescrits, résultats de laboratoire et d’imagerie, rapports d’anesthésie et de chirurgie, notes d’hospitalisation.

Financier et transactionnel : données de facturation, mode de paiement (4 derniers chiffres et type de carte uniquement · nous ne stockons jamais le numéro complet sur nos serveurs), reçus, informations d’assurance et de remboursement.

Interactions : messages avec notre équipe de réception et notre équipe clinique, sondages de satisfaction, plaintes, et toute autre communication entre vous et Animal Care.

Techniques : adresse IP, type de navigateur, type d’appareil, système d’exploitation, pages consultées, heure de visite, site référent, identifiants stockés dans les témoins, dans le respect des choix que vous avez exprimés dans notre bandeau de consentement.

Recrutement : CV, lettre de motivation, diplômes, références et tout autre document que vous soumettez à Animal Care.

Vidéosurveillance : des caméras en circuit fermé sont installées à l’intérieur et autour de nos cliniques pour la sécurité et la prévention des pertes ; elles sont signalées et n’enregistrent que les aires communes.

Directement auprès de vous : lors des rendez-vous, au téléphone, par nos formulaires en ligne (rendez-vous, renouvellements d’ordonnances, contact), en personne ou par courriel.

Automatiquement lors de l’utilisation de nos sites et applications : témoins, journaux de connexion, outils d’analyse (Google Analytics 4) et outils de sécurité (Firebase Hosting / App Check).

Auprès de tiers : vétérinaires spécialistes à qui nous référons votre animal, laboratoires (Idexx, etc.), votre assureur, fournisseurs de paiement, et · avec votre consentement · votre vétérinaire référent.

À partir de sources publiques : uniquement pour vérifier l’exactitude des coordonnées que vous nous avez fournies (adresse postale, numéro de téléphone).

Fournir les soins vétérinaires à votre animal : ouverture d’un dossier clinique, examens, diagnostics, traitements, chirurgies, hospitalisations, prescriptions, suivi.

Gérer votre dossier client : prise de rendez-vous, rappels de vaccination, de prévention ou de renouvellement de médicaments.

Traiter les paiements, émettre reçus et remboursements, et respecter nos obligations fiscales.

Communiquer avec vous : confirmations de rendez-vous, résultats de laboratoire, conseils de santé, suivi après une visite, réponse à vos messages, sondages de satisfaction.

Améliorer nos services : statistiques anonymisées ou pseudonymisées, audits de qualité, formation interne, traitement des plaintes.

Prévenir la fraude et assurer la sécurité de nos locaux, de nos systèmes et de nos patients : vidéosurveillance, journaux d’accès, détection de fraude sur les paiements.

Marketing et communications commerciales : infolettres, promotions, invitations à des événements · uniquement avec votre consentement exprès, que vous pouvez retirer en tout temps.

Respecter nos obligations légales et réglementaires : déclarations fiscales, signalements aux autorités lorsque la loi l’exige, conservation des dossiers médicaux.

Gérer le recrutement : évaluation de votre candidature, communication concernant le processus, conservation de votre dossier pour des opportunités futures si vous y consentez.

Consentement exprès : lorsque le renseignement est sensible (santé, financier) ou que l’utilisation dépasse la stricte prestation du service (marketing, infolettre).

Nécessaire à l’exécution d’un contrat : lorsque le renseignement est indispensable pour fournir le soin, gérer votre dossier, traiter un paiement ou répondre à une demande de service.

Obligation légale ou réglementaire : conservation fiscale, déclarations aux autorités, conservation des dossiers cliniques selon l’OMVQ.

Intérêt vital : en cas d’urgence mettant en danger la vie de votre animal ou d’une personne.

Intérêt légitime : assurer la sécurité de nos locaux et de nos systèmes, prévenir la fraude, améliorer nos services · mis en balance avec vos droits et libertés.

Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, nous le demandons pour une finalité précise, clairement expliquée. Le silence ou les cases précochées ne valent jamais consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant au responsable à confidentialite@animalcare.ca. Le retrait n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant celui-ci.

Pour les mineurs de moins de 14 ans, le consentement doit être donné par un parent ou un tuteur légal. À partir de 14 ans, le mineur peut consentir seul aux renseignements nécessaires au service ; le consentement du titulaire de l’autorité parentale reste requis pour les renseignements sensibles.

Lorsque le consentement d’une personne est impossible à obtenir (perte d’autonomie, décès), nous pouvons recueillir les renseignements strictement nécessaires auprès d’une personne habilitée à agir en son nom ou d’un tiers autorisé par la loi.

Témoins essentiels : nécessaires au fonctionnement du site (session, sécurité, préférence de langue, prise de rendez-vous). Ils ne peuvent pas être désactivés.

Témoins analytiques : Google Analytics 4 (GA4), pour comprendre la façon dont les visiteurs utilisent notre site et l’améliorer. Activés uniquement avec votre consentement.

Témoins marketing : Meta Pixel (Facebook / Instagram), pour mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires et afficher du contenu pertinent. Activés uniquement avec votre consentement.

Vous pouvez modifier vos choix en tout temps en cliquant sur le lien « Préférences des témoins » au bas de chaque page, ou en supprimant le témoin animalcare_cookie_consent dans votre navigateur.

• Firebase Hosting, Firestore et Cloud Storage (Google Cloud, région northamerica-northeast1) · hébergement du site, base de données du blogue et formulaires d’ordonnances.
• Google Analytics 4 (Google LLC, États-Unis) · mesure d’audience anonymisée, sur la base de votre consentement.
• Meta Pixel (Meta Platforms, Inc., États-Unis) · mesure publicitaire, sur la base de votre consentement.
• Nolia (Québec) · widget de prise de rendez-vous intégré à nos sites.
• Ma Vitrine Vétérinaire (Québec) · boutique en ligne sécurisée et livraison à domicile d’aliments et de produits thérapeutiques.
• Stripe / Moneris / Square · traitement des paiements (le numéro complet de la carte n’est jamais stocké sur nos serveurs).
• Idexx, Antech et autres laboratoires vétérinaires · analyse des échantillons biologiques (sous accord de confidentialité).
• Centres vétérinaires spécialisés vers lesquels nous référons des cas, à votre connaissance.
• Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive) · communication interne et gestion documentaire, sécurisée par l’authentification à deux facteurs.
• Cloudflare · protection contre le déni de service distribué (DDoS) et réseau de diffusion de contenu.

Lorsqu’un fournisseur est situé à l’extérieur du Québec (notamment aux États-Unis), nous signons une entente écrite qui inclut les clauses de protection exigées par la Loi 25 et la LPRPDE, et nous exigeons qu’il applique les mêmes mesures de sécurité que celles de la présente Politique.

Pour les transferts vers les États-Unis, nous vérifions que l’organisation destinataire participe à un cadre reconnu (par exemple le Data Privacy Framework) ou qu’elle est assujettie à des lois qui offrent une protection adéquate aux renseignements transférés.

La liste complète des sous-traitants et leur localisation est disponible sur demande auprès du responsable.

• Dossier clinique de votre animal : 10 ans après le dernier service, conformément à l’OMVQ.
• Documents de facturation et de comptabilité : 6 ans après la dernière transaction, selon les autorités fiscales québécoise et canadienne.
• Enregistrements de vidéosurveillance : 30 jours maximum, sauf en cas d’incident en cours d’investigation.
• Dossiers de recrutement (candidatures non retenues) : 6 mois après la fin du processus, sauf consentement de votre part à une conservation plus longue.
• Consentement aux témoins : 12 mois, puis renouvelé par le bandeau.
• Listes marketing : jusqu’à votre désabonnement ou retrait du consentement.

Chiffrement en transit (HTTPS / TLS 1.3) et au repos (AES-256) de nos bases de données et de nos sauvegardes.

Authentification à deux facteurs (2FA) sur tous les comptes professionnels, gestionnaire de mots de passe, principe du moindre privilège.

Contrôles d’accès logiques et physiques : carte, alarme et vidéosurveillance dans les cliniques ; accès aux logiciels limité par rôle.

Sauvegardes quotidiennes stockées dans un centre de données canadien chiffré et géo-redondant.

Analyse de vulnérabilité annuelle, mise à jour des dépendances, revue de code avant déploiement.

Clause de confidentialité interne signée par tout employé, sous-traitant et fournisseur ayant accès à des renseignements personnels.

Plan de réponse aux incidents : en cas d’incident de confidentialité présentant un « risque de préjudice sérieux », nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées comme l’exige la Loi 25.

• Droit d’accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons sur vous et sur votre animal.
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés.
• Droit de retrait du consentement : en tout temps, pour les traitements fondés sur votre consentement (marketing, infolettre, témoins).
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des durées de conservation imposées par la loi.
• Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
• Droit de cesser la diffusion : demander que vos renseignements ne soient plus diffusés, ou qu’ils soient désindexés de tout moteur de recherche.
• Droit de déposer une plainte : auprès du responsable, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, ou auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
• Droit à l’information à la suite d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (nous n’en utilisons aucun).

Les outils que nous utilisons (prise de rendez-vous en ligne, rappels automatiques, sondage de satisfaction) ne produisent aucun effet juridique ou significatif sur vous. Ils se limitent à des tâches administratives et à la prévention de la fraude sur les paiements.

Si nous utilisions, à l’avenir, un système qui vous profile ou qui influence automatiquement les services qui vous sont proposés, nous vous en informerions à l’avance, vous demanderions votre consentement exprès, et vous offririons le droit d’obtenir une intervention humaine.

Lorsque vous cliquez sur un lien vers un site tiers (réseau social, partenaire, centre vétérinaire spécialisé), vous quittez notre environnement. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.

Nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces tiers, même si nous recommandons ou utilisons leurs services.

La date de la dernière mise à jour figure au haut de cette page. En cas de changement significatif (nouvelle finalité, nouveau sous-traitant, modification de la durée de conservation), nous vous en aviserons par courriel si nous disposons de votre adresse, ou par un bandeau sur nos sites.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page. L’utilisation continue de nos services après un changement vaut acceptation de la Politique mise à jour.

• Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) · 525, boulevard René-Lévesque Est, Québec (QC) G1R 5S9 · accesinfo@cai.gouv.qc.ca · 1 888 528-7741
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) · 30, rue Victoria, Gatineau (QC) K1A 1H3 · info@priv.gc.ca · 1 800 282-1376
• Pour un enjeu lié à la pratique professionnelle, vous pouvez aussi contacter l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec (OMVQ).

Pour toute demande liée à cette Politique · accès, rectification, plainte, retrait du consentement, partenariat, divulgation d’un sous-traitant · nous recommandons d’écrire par courriel au responsable. Cela garantit la traçabilité, une réponse rapide et une trace écrite des échanges.